এই লেখায়
ক্যাশ অন ডেলিভারিতে (COD) অর্ডার আসা মানেই বিক্রি হয়ে যাওয়া না। কাস্টমার দরজায় পার্সেল হাতে নিয়ে টাকা দিলে তবেই বিক্রি। মাঝখানের সবচেয়ে জরুরি ধাপটা হলো অর্ডার কনফার্মেশন। যে শপগুলো নিয়ম করে অর্ডার কনফার্ম করে, তাদের পার্সেল ফেরত আসার ঝামেলা সাধারণত অনেক কম হয়।
এই লেখায় থাকছে অর্ডার কনফার্ম করার নিয়ম ধাপে ধাপে: কখন কল করবেন, কী বলবেন, একটা রেডি বাংলা কল স্ক্রিপ্ট, SMS টেমপ্লেট, কী কী চেক করবেন আর কনফার্মেশনের পরে কী করবেন।
অর্ডার কনফার্ম করা কেন এত জরুরি
বাংলাদেশে অনেকে অ্যাড দেখে হুট করে অর্ডার দেন, কেউ কয়েকটা পেজে একসাথে অর্ডার করেন, কেউ ভুল নম্বর বা অসম্পূর্ণ ঠিকানা দেন। কনফার্মেশন ছাড়া পাঠালে এর সব খরচ আপনার ঘাড়ে পড়ে।
- ডেলিভারি আর রিটার্ন চার্জ: পার্সেল ফেরত এলে যাওয়া-আসার কুরিয়ার খরচ সাধারণত সেলারকেই দিতে হয়। আপনার কুরিয়ারের বর্তমান রিটার্ন রেট জেনে নিন।
- স্টক আটকে থাকা: যে প্রোডাক্ট কয়েক দিন কুরিয়ারে ঘুরল, সেটা ওই সময় আর কাউকে বিক্রি করা যায়নি।
- প্রোডাক্ট নষ্ট হওয়া: বারবার হাতবদলে প্যাকেট ছিঁড়ে যায়, কাপড় কুঁচকে যায়।
- ভুল বোঝাবুঝি: সাইজ, রং বা মোট টাকা নিয়ে ভুল ধারণা দরজায় গিয়ে ধরা পড়ে।
একটা দুই মিনিটের কল এই সবকিছুর বেশিরভাগ আগেই ধরিয়ে দেয়। ভুয়া অর্ডার চেনার আরও উপায় জানতে পড়ুন ফেক অর্ডার কমানোর উপায়।
কখন আর কীভাবে কনফার্ম করবেন
যত দ্রুত সম্ভব
অর্ডার আসার পর যত দেরি, কাস্টমারের আগ্রহ তত কমে। সম্ভব হলে এক ঘণ্টার মধ্যে কল করুন। রাতের অর্ডার হলে পরদিন সকালে দিনের প্রথম কাজ হোক কনফার্মেশন কল।
কল নাকি SMS
| পরিস্থিতি | কনফার্মের উপায় |
|---|---|
| নতুন কাস্টমার | ফোন কল |
| ঢাকার বাইরের অর্ডার | ফোন কল |
| দামি বা কাস্টম প্রোডাক্ট | ফোন কল, প্রয়োজনে আংশিক অগ্রিম |
| নিয়মিত কাস্টমার | SMS, WhatsApp বা Messenger মেসেজ |
| ঠিকানা অসম্পূর্ণ বা সন্দেহজনক | ফোন কল, সাড়া না পেলে হোল্ড |
কলে কাস্টমারের গলা শুনেই অনেক কিছু বোঝা যায়। মেসেজে সময় কম লাগে। দুটো মিলিয়ে ব্যবহার করাই সবচেয়ে কার্যকর।
কনফার্মেশন কল স্ক্রিপ্ট (বাংলায়)
কল ছোট, ভদ্র আর পরিষ্কার রাখুন। নিচের স্ক্রিপ্টটা নিজের শপের নাম আর প্রোডাক্ট দিয়ে বদলে নিন। উদাহরণটা কাল্পনিক।
- পরিচয়: "আসসালামু আলাইকুম, আমি [শপের নাম] থেকে বলছি। আপনি আজ আমাদের পেজ থেকে একটা অর্ডার করেছিলেন, দুই মিনিট কথা বলা যাবে?"
- প্রোডাক্ট মেলানো: "আপনি নিয়েছেন মেরুন রঙের একটা থ্রি-পিস, সাইজ L, ঠিক আছে তো?"
- মোট টাকা বলা: "থ্রি-পিসের দাম ৳১,৮৫০, ঢাকার বাইরে ডেলিভারি চার্জ ৳১৩০, দরজায় মোট দিতে হবে ৳১,৯৮০।"
- ঠিকানা যাচাই: "পুরো ঠিকানাটা আরেকবার বলবেন? কাছাকাছি কোনো চেনা জায়গা, যেমন মসজিদ, স্কুল বা বাজারের নাম বললে ডেলিভারিম্যানের সুবিধা হয়।"
- ডেলিভারির সময়: "সাধারণত দুই থেকে চার দিনের মধ্যে পৌঁছায়। ডেলিভারির দিন ফোনটা খোলা রাখবেন প্লিজ।"
- শেষ কথা: "অর্ডারটা কনফার্ম করে দিচ্ছি। কোনো প্রশ্ন থাকলে এই নম্বরেই জানাবেন। ধন্যবাদ!"
কাস্টমার দ্বিধায় থাকলে
কাস্টমার যদি বলেন "একটু ভেবে দেখি" বা "পরে জানাই", জোর করবেন না। ভদ্রভাবে জিজ্ঞেস করুন কোনো প্রশ্ন আছে কিনা, সাইজ বা রং নিয়ে সন্দেহ থাকলে আরেকটা ছবি পাঠিয়ে দিন। নিশ্চিত না হওয়া পর্যন্ত অর্ডারটা হোল্ডে রাখুন। জোর করে পাঠানো পার্সেলই সবচেয়ে বেশি ফেরত আসে।
কলে যে আপত্তিগুলো বেশি শোনা যায়
কয়েকটা কথা প্রায় প্রতিদিনই শুনবেন। আগে থেকে উত্তর ঠিক রাখলে কল ছোট হয় আর কাস্টমারও ভরসা পান:
- "ডেলিভারি চার্জ এত কেন?" — ঢাকার বাইরে কুরিয়ারের খরচ বেশি, সেটা ভদ্রভাবে বুঝিয়ে বলুন। ফ্রি ডেলিভারির কোনো অফার থাকলে, যেমন নির্দিষ্ট অঙ্কের বেশি কেনাকাটায়, সেটা জানান।
- "পণ্য খারাপ হলে কী হবে?" — আপনার রিটার্ন বা এক্সচেঞ্জ পলিসি এক-দুই লাইনে বলুন। লিখিত পলিসি না থাকলে আগে একটা বানিয়ে নিন।
- "আগে দেখে তারপর টাকা দেব।" — আপনার কুরিয়ার ডেলিভারির সময় পার্সেল খুলে দেখতে দেয় কিনা জেনে রাখুন, আর সেই অনুযায়ী উত্তর দিন।
- "অফিসে থাকব, পরে দিলে হয়?" — সুবিধাজনক দিন বা বিকল্প ঠিকানা জিজ্ঞেস করে লেবেলে লিখে দিন।
- "অন্য পেজে কম দাম দেখলাম।" — তর্কে যাবেন না। আপনার পণ্যের মান, আসল ছবি বা রিটার্ন সুবিধার কথা বলুন। কাস্টমার রাজি না হলে ভদ্রভাবে অর্ডার ক্যানসেল করুন, এতে অন্তত একটা ফেরত পার্সেলের খরচ বাঁচে।
কলের ফলাফল লিখে রাখুন
প্রতিটা কলের পর এক শব্দে ফলাফল লিখুন: কনফার্মড, ফোন ধরেনি, পরে কল, ক্যানসেল। দিনের শেষে "ফোন ধরেনি" তালিকা দেখে আবার কল করুন। এই ছোট অভ্যাসেই কোনো অর্ডার ভুলে পড়ে থাকে না, আর কোন সময়ে কল করলে বেশি মানুষ ধরেন সেটাও বুঝতে পারবেন।
SMS ও মেসেজ টেমপ্লেট
অর্ডার বেশি হলে সবাইকে কল করা কঠিন। তখন এই ধরনের মেসেজ পাঠান:
কিছু নিয়ম মেনে চলুন:
- মেসেজে অর্ডার নম্বর, প্রোডাক্ট, মোট টাকা আর ঠিকানা থাকবে।
- উত্তর পেলে তবেই অর্ডার কনফার্মড হিসেবে মার্ক করুন।
- কয়েক ঘণ্টায় উত্তর না এলে একবার কল করুন।
- মেসেজ সবসময় শপের অফিশিয়াল নম্বর বা পেজ থেকে পাঠান, যাতে কাস্টমার চিনতে পারেন।
কনফার্মেশনের সময় কী কী চেক করবেন
প্রতিটা অর্ডারে এই বিষয়গুলো মিলিয়ে নিন:
- ফোন নম্বর: ১১ ডিজিটের সঠিক বাংলাদেশি মোবাইল নম্বর কিনা, আর এই নম্বরে আগে কোনো পার্সেল ফেরত এসেছে কিনা।
- নাম ও ঠিকানা: বাসা বা রোড নম্বর, এলাকা, থানা আর জেলা সব আছে কিনা।
- প্রোডাক্টের বিবরণ: সাইজ, রং, পরিমাণ ঠিক আছে কিনা, আর স্টকে আসলেই আছে কিনা।
- ডেলিভারি এলাকা: ঢাকার ভেতরে নাকি বাইরে, সেই অনুযায়ী চার্জ ঠিক বসেছে কিনা।
- ডুপ্লিকেট অর্ডার: একই কাস্টমার ভুল করে দুইবার অর্ডার দিয়েছেন কিনা।
- বিশেষ নির্দেশনা: নির্দিষ্ট দিনে ডেলিভারি, গিফট প্যাক বা অন্য কোনো অনুরোধ।
এই সময় একটা অর্ডার ড্যাশবোর্ড খুব কাজে দেয়, যেখানে ফোন নম্বর দিয়ে সার্চ করে কাস্টমারের আগের অর্ডার দেখা যায় আর প্রতিটা অর্ডারের স্ট্যাটাস বদলানো যায়। EasyMall-এর অর্ডার ম্যানেজমেন্ট-এ অর্ডার নতুন, কনফার্মড, ডেলিভারড, ক্যানসেল বা রিটার্ন হিসেবে রাখা যায়, আর ক্যানসেল বা রিটার্ন হলে স্টক নিজে থেকেই ফেরত যায়।
কনফার্মেশনের পরে কী করবেন
কনফার্ম করাই শেষ না। এরপরের কাজগুলোও রিটার্ন কমায়:
- স্ট্যাটাস আপডেট করুন: কনফার্মড অর্ডার আলাদা করে রাখুন, যাতে প্যাকিংয়ে কোনোটা বাদ না পড়ে।
- একই দিনে বা পরদিন পাঠান: অর্ডার আর ডেলিভারির মাঝে সময় যত কম, মত বদলানোর সুযোগ তত কম।
- লেবেলে ঠিক টাকা লিখুন: কুরিয়ারকে যত টাকা নিতে বলছেন, কলে কাস্টমারকেও ঠিক সেটাই বলেছেন কিনা মিলিয়ে নিন।
- পাঠানোর পর জানান: "আপনার পার্সেল আজ কুরিয়ারে দেওয়া হয়েছে" ধরনের ছোট একটা মেসেজ কাস্টমারকে প্রস্তুত রাখে।
- রিটার্নের কারণ লিখুন: তবুও ফেরত এলে কারণ লিখে রাখুন। এক মাস পর প্যাটার্ন বোঝা যাবে।
রিটার্ন কমাতে কনফার্মেশনের বাইরেও যা করবেন
কলের মান যত ভালোই হোক, ভুল তথ্য থাকলে পার্সেল ফেরত আসবেই। তাই গোড়া থেকে পরিষ্কার থাকুন:
- প্রোডাক্টের আসল ছবি আর পুরো বিবরণ দিন, সাইজ চার্টসহ।
- অর্ডারের আগেই ডেলিভারি চার্জ আর মোট টাকা দেখান।
- ঝুঁকির অর্ডারে, যেমন দামি প্রোডাক্ট বা আগে পার্সেল ফেরত দেওয়া নম্বরে, ডেলিভারি চার্জ bKash বা Nagad-এ অগ্রিম নিন।
- একটা সহজ এক্সচেঞ্জ পলিসি রাখুন, যাতে সাইজ না মিললে কাস্টমার পার্সেল ফেরত না দিয়ে এক্সচেঞ্জ চান।
- ঈদের মতো ব্যস্ত সময়ে কনফার্মেশনের জন্য একজনকে আলাদা দায়িত্ব দিন।
যে ওয়েবসাইটের চেকআউট পুরো ঠিকানা আর সঠিক ফোন নম্বর বাধ্যতামূলক রাখে, সেখানে কনফার্মেশন কলও সহজ হয়, কারণ তথ্য আগে থেকেই গোছানো থাকে।
EasyMall দিয়ে শুরু করুন
EasyMall-এ ফ্রি স্টোর ওয়েবসাইটে কাস্টমার নিজেই প্রোডাক্ট, ডেলিভারি চার্জ আর মোট টাকা দেখে ক্যাশ অন ডেলিভারিতে অর্ডার দেন। সব অর্ডার এক ড্যাশবোর্ডে আসে, আপনি কল করে কনফার্ম করে স্ট্যাটাস বদলে দেন। কুরিয়ার বুকিং আর Messenger অটো রিপ্লাই শিগগিরই আসছে। কোনো কার্ড বা bKash ছাড়াই ফ্রি শুরু করুন।
সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর
সব অর্ডারই কি ফোন করে কনফার্ম করতে হবে?
শুরুতে সব অর্ডারে কল করাই ভালো। অর্ডার বেড়ে গেলে নতুন কাস্টমার, দামি অর্ডার আর ঢাকার বাইরের অর্ডারে কল করুন, আর নিয়মিত কাস্টমারদের SMS বা মেসেজে কনফার্ম করুন।
কাস্টমার ফোন না ধরলে কী করব?
ভিন্ন সময়ে দুই-তিনবার কল করুন আর অর্ডারের সারাংশসহ একটা মেসেজ পাঠান। চব্বিশ ঘণ্টায়ও সাড়া না পেলে পার্সেল না পাঠিয়ে অর্ডারটা হোল্ডে রাখুন বা ক্যানসেল করুন।
কনফার্মেশন কলে কোন তথ্যটা সবচেয়ে জরুরি?
মোট টাকা, অর্থাৎ প্রোডাক্টের দাম আর ডেলিভারি চার্জ মিলিয়ে দরজায় কত দিতে হবে। এটা মুখে বলে কনফার্ম করলে দরজায় গিয়ে পার্সেল না নেওয়ার ঘটনা অনেক কমে।
অর্ডার কনফার্ম করার জন্য আলাদা লোক রাখা দরকার কি?
দিনে অল্প অর্ডার হলে নিজেই পারবেন। ঈদ বা সেলের সময় অর্ডার অনেক বাড়লে কাউকে শুধু কনফার্মেশন কলের দায়িত্ব দিলে পার্সেল দ্রুত বের হয় আর ভুল কমে।
SMS দিয়ে কনফার্ম করলে কি কাজ হয়?
হ্যাঁ, বিশেষ করে পরিচিত কাস্টমারদের ক্ষেত্রে। মেসেজে অর্ডারের সারাংশ দিয়ে উত্তরে হ্যাঁ লিখতে বলুন। উত্তর না এলে তবেই কল করুন।
আজই আপনার অনলাইন শপ শুরু করুন
নিজের স্টোর ওয়েবসাইট, ক্যাশ অন ডেলিভারি চেকআউট, অর্ডার ম্যানেজমেন্ট আর বাংলায় উত্তর দেওয়া AI অ্যাসিস্ট্যান্ট। সারাজীবন ফ্রি, কোনো পেমেন্ট লাগবে না।
ফ্রি স্টোর খুলুন