ফেক অর্ডার কমানোর উপায়: ক্যাশ অন ডেলিভারিতে রিটার্ন কমান

ক্যাশ অন ডেলিভারিতে ব্যবসা করেন অথচ পার্সেল ফেরত আসার কষ্ট জানেন না, এমন সেলার বাংলাদেশে খুঁজে পাওয়া কঠিন। প্যাক করলেন, কুরিয়ারে দিলেন, তিন দিন পর পার্সেল ফেরত এলো। কাস্টমার বলছেন "আমি তো অর্ডার করিনি", নয়তো ফোনই ধরছেন না। ভালো খবর হলো, ফেক অর্ডার কমানোর উপায় আছে, আর বেশিরভাগই খুব সহজ অভ্যাস।

এই লেখায় আমরা দেখব কেন ফেক অর্ডার আর রিটার্ন হয়, কনফার্মেশন কল কীভাবে করবেন, কখন অগ্রিম নেবেন, ফোন নম্বর দিয়ে কাস্টমারের হিস্ট্রি কীভাবে চেক করবেন, আর প্রতিদিন পার্সেল পাঠানোর আগে কোন চেকলিস্ট মেলাবেন।

কেন ফেক অর্ডার আর পার্সেল রিটার্ন হয়

প্রতিটা ফেরত আসা পার্সেলই কিন্তু "ফেক" না। কারণটা বুঝলে সঠিক সমস্যার সমাধান করা যায়।

• হঠাৎ ইচ্ছায় অর্ডার। রাত একটায় অ্যাড দেখে অর্ডার করেছেন, সকালে মত বদলে গেছে।
• কয়েক পেজে একসাথে অর্ডার। যেটা আগে পৌঁছেছে, সেটাই নিয়েছেন, বাকিগুলো ফেরত।
• দরজায় গিয়ে চমক। ডেলিভারি চার্জ বা মোট টাকা যা ভেবেছিলেন তার চেয়ে বেশি।
• ছবির সাথে প্রোডাক্ট মেলেনি। রং, সাইজ বা কোয়ালিটি আলাদা লেগেছে।
• দেরিতে ডেলিভারি। ঈদ বা বিয়ের অনুষ্ঠান পার হয়ে গেছে, অথবা অন্য জায়গা থেকে কিনে ফেলেছেন।
• কাস্টমারকে পাওয়া যায়নি। ভুল নম্বর, ফোন বন্ধ, বা ঠিকানা অসম্পূর্ণ।
• সত্যিকারের ফেক অর্ডার। মজা করে, প্রতিযোগীর ক্ষতি করতে, বা ভুয়া তথ্য দিয়ে।

প্রতিটা ফেরত পার্সেলে আপনার ডেলিভারি চার্জ, রিটার্ন চার্জ, প্যাকেজিং আর সময় নষ্ট হয়। কখনো প্রোডাক্টটাও নষ্ট হয়ে আসে। ক্যাশ অন ডেলিভারির পুরো খরচের হিসাব জানতে পড়ুন ক্যাশ অন ডেলিভারি সেটআপ ও ডেলিভারি চার্জ।

ফেক অর্ডার কমানোর উপায় ১: পাঠানোর আগে কনফার্ম করুন

অর্ডার কনফার্মেশন হলো ফেক অর্ডার কমানোর সবচেয়ে কার্যকর অভ্যাস। আসল কাস্টমার সাধারণত খুশি মনেই কনফার্ম করেন। ভুয়া অর্ডারে হয় ফোন ধরে না, নয়তো কথাতেই বোঝা যায়।

কনফার্মেশন কলের একটা সহজ স্ক্রিপ্ট

কল ছোট আর আন্তরিক রাখুন। যেমন:

1. "আসসালামু আলাইকুম, রূপকথা ফ্যাশন থেকে বলছি। আপনি একটা নীল সুতি শাড়ি অর্ডার করেছেন, ঠিক আছে?"
2. "শাড়ির দাম ৳১,৮৫০, সিলেটে ডেলিভারি চার্জ ৳১৩০, মোট ৳১,৯৮০। এতে কোনো সমস্যা নেই তো?"
3. "পুরো ঠিকানা আর কাছের কোনো চেনা জায়গার নাম বলবেন একটু?"
4. "দুই থেকে চার দিনের মধ্যে পার্সেল পৌঁছাবে, ফোনটা খোলা রাখবেন প্লিজ।"

মোট টাকাটা মুখে বলে কনফার্ম করা খুব জরুরি। এতে "ডেলিভারি চার্জের কথা জানতাম না" বলে পার্সেল না নেওয়ার ঝামেলা কমে।

মেসেজে কনফার্মেশন

অর্ডার বেশি হলে সবাইকে কল করা কঠিন। তখন SMS, WhatsApp বা Messenger-এ অর্ডারের সারাংশ পাঠিয়ে "হ্যাঁ" লিখে কনফার্ম করতে বলুন। রিপ্লাই পেলে তবেই পাঠান। কয়েক ঘণ্টায় রিপ্লাই না এলে একবার কল করুন।

কাকে আগে কল করবেন

সবাইকে কল করার সময় না থাকলে এই অর্ডারগুলো আগে:

• নতুন কাস্টমার, যার আগে কোনো অর্ডার নেই।
• আপনার সাধারণ অর্ডারের চেয়ে বেশি দামের অর্ডার।
• ঢাকার বাইরের অর্ডার, যেখানে রিটার্নের খরচ বেশি।
• ঠিকানা অসম্পূর্ণ বা কোনো সন্দেহজনক লক্ষণ আছে এমন অর্ডার।

ফোন নম্বর দিয়ে কাস্টমারের হিস্ট্রি চেক করুন

আপনার হাতে সবচেয়ে কাজের তথ্য হলো কাস্টমারের ফোন নম্বর। যে নম্বর গত মাসে দুইটা পার্সেল ফেরত দিয়েছে, তৃতীয়টাও ফেরত দেওয়ার সম্ভাবনা বেশি।

• প্রতিটা অর্ডার ফোন নম্বরসহ রেকর্ড রাখুন, আর ফলাফল লিখুন: ডেলিভারড, ক্যানসেল নাকি রিটার্ন।
• পাঠানোর আগে নম্বরটা সার্চ করুন। আগে ফেরত দিয়ে থাকলে কল করুন বা অগ্রিম চান।
• ভালো কাস্টমারদেরও চিনে রাখুন। নিয়মিত কাস্টমারদের লম্বা কনফার্মেশন কলের দরকার নেই।
• কুরিয়ারের প্যানেল দেখুন। কিছু কুরিয়ার নম্বর অনুযায়ী কাস্টমারের আগের ডেলিভারির রেকর্ড দেখায়। আপনার কুরিয়ারে থাকলে কাজে লাগান।

খাতায় বা Messenger স্ক্রল করে খোঁজার বদলে এমন একটা অর্ডার ড্যাশবোর্ড রাখুন যেখানে ফোন নম্বর দিয়ে সার্চ করা যায়। তাহলে এই চেক দশ সেকেন্ডের কাজ।

প্রোডাক্টের তথ্য আর ডেলিভারি চার্জ পরিষ্কার রাখুন

অনেক রিটার্নের শুরু একটা ভুল বোঝাবুঝি থেকে। আপনার পেজ আর ওয়েবসাইট যত পরিষ্কার, দরজায় চমক তত কম।

• অর্ডারের আগেই ডেলিভারি চার্জ দেখান, ঢাকার ভেতরে আর বাইরে আলাদা করে, সাথে মোট টাকা।
• আসল, ভালো আলোয় তোলা ছবি দিন যাতে রং ঠিক বোঝা যায়। ছবি তোলার টিপস পাবেন মোবাইল দিয়ে প্রোডাক্টের ছবি তোলা লেখায়।
• পূর্ণ বিবরণ লিখুন: সাইজ চার্ট, মাপ, কাপড় বা ম্যাটেরিয়াল, প্যাকেটে কী কী থাকছে।
• ডেলিভারির সময় সৎভাবে বলুন, আপনার কুরিয়ারের সাধারণ সময় অনুযায়ী।
• রিটার্ন আর এক্সচেঞ্জ পলিসি লিখে রাখুন, যাতে সাইজ না মিললে কাস্টমার পার্সেল ফেরত না দিয়ে এক্সচেঞ্জের কথা ভাবেন।

ঝুঁকির অর্ডারে অগ্রিম নিন

অল্প একটু অগ্রিম টাকা হলো ফেক অর্ডারের বিরুদ্ধে সবচেয়ে শক্ত ছাঁকনি। যিনি bKash বা Nagad-এ শুধু ডেলিভারি চার্জটাও পাঠান, তিনি সত্যিই প্রোডাক্টটা চান।

অগ্রিম চাওয়ার সময় এক লাইনে কারণটা বলুন, যেমন "এটা কাস্টম অর্ডার, তাই ডেলিভারি চার্জটা আগে নিচ্ছি।" শুধু আপনার অফিশিয়াল bKash বা Nagad নম্বর দিন, আর টাকা পেলে কনফার্মেশন মেসেজ পাঠান। বাকি কত টাকা দরজায় দিতে হবে, সেটাও পরিষ্কার করে বলুন।

যে লক্ষণ দেখলে সাবধান হবেন

এগুলোর কোনোটাই প্রমাণ না যে অর্ডারটা ফেক, তবে প্রতিটাই পাঠানোর আগে একবার কল করার কারণ।

• অসম্পূর্ণ ঠিকানা, যেমন শুধু "ঢাকা" বা শুধু জেলার নাম।
• অর্থহীন নাম বা ঠিকানা, এলোমেলো অক্ষর বা মজার নাম।
• ভুল ফরম্যাটের ফোন নম্বর, যেটা বাংলাদেশি মোবাইল নম্বরের মতো না।
• একই নম্বর থেকে অল্প সময়ে কয়েকটা অর্ডার, বা একই ঠিকানায় ভিন্ন ভিন্ন নাম।
• নতুন কাস্টমারের অনেক বেশি পরিমাণ অর্ডার, যেমন একই জামা দশ পিস।
• দুই-তিনবার ভিন্ন সময়ে কল করেও ফোন না ধরা।
• কলে কাস্টমার নিজেই নিশ্চিত না যে কী অর্ডার করেছেন।

প্যাকেজিং, দ্রুত ডেলিভারি আর রিটার্নের কারণ লেখা

প্যাকেজিং

• গুছিয়ে আর মজবুত করে প্যাক করুন। ছেঁড়া বা চ্যাপ্টা পার্সেল দেখলে কাস্টমার নিতে চান না।
• লেবেলে পরিষ্কার করে লিখুন অর্ডার নম্বর, নাম, ফোন আর ঠিক কত টাকা নিতে হবে।
• ছোট একটা ধন্যবাদ কার্ড দিন পেজের নাম আর নম্বরসহ, যাতে দরজায় কাস্টমার আপনার শপ চিনতে পারেন।

দ্রুত পাঠান

অর্ডার আর ডেলিভারির মাঝে সময় যত বেশি, মত বদলানোর সম্ভাবনা তত বেশি। কনফার্ম হওয়া অর্ডার একই দিনে বা পরদিন পাঠান। যেসব এলাকায় আপনার কাস্টমার বেশি, সেখানে ভালো কাভারেজ আছে এমন কুরিয়ার বেছে নিন। কী কী তুলনা করবেন জানতে পড়ুন অনলাইন ব্যবসার জন্য কুরিয়ার সার্ভিস।

প্রতিটা রিটার্নের কারণ লিখুন

ফোন ধরেনি, মত বদলেছে, দাম নিয়ে আপত্তি, সাইজ মেলেনি, নষ্ট হয়েছে, ফেক, এভাবে প্রতিটা রিটার্নের কারণ লিখে রাখুন। এক মাস পর একটা প্যাটার্ন চোখে পড়বে। বেশিরভাগ "সাইজ মেলেনি" হলে সাইজ চার্ট ঠিক করুন। একটা নির্দিষ্ট এলাকা থেকে বেশি রিটার্ন হলে সেখানে অগ্রিম নিন। "ফোন ধরেনি" বেশি হলে আরও দ্রুত কল করুন।

দরজায় পার্সেল না নিলে কী করবেন

সব চেক করার পরও কিছু পার্সেল ফেরত আসবে। মাথা ঠান্ডা রেখে এভাবে সামলান:

• একই দিনে কাস্টমারকে ভদ্রভাবে কল করুন আর জানতে চান সমস্যা কী ছিল। অনেক সময় সাইজের মতো ছোট সমস্যা, যা এক্সচেঞ্জ দিয়েই মেটানো যায়।
• শুধু বাসায় না থাকলে সময় কনফার্ম করে আরেকবার পাঠানোর প্রস্তাব দিন।
• অর্ডারটা রিটার্ন হিসেবে মার্ক করুন কারণসহ, যাতে পরেরবার নম্বরটা চোখে পড়ে।
• ফেরত প্রোডাক্ট ভালো করে দেখুন, বিক্রির মতো অবস্থায় থাকলে তবেই স্টকে তুলুন।
• কাস্টমারের নাম-নম্বর পাবলিকলি পোস্ট করবেন না। এতে লাভ হয় না, উল্টো পেজের সুনাম নষ্ট হতে পারে।

ঈদ, পূজা আর সেলের সময় বাড়তি সতর্কতা

ঈদ আর পূজার আগে অর্ডার বাড়ে, সাথে হঠাৎ ইচ্ছার অর্ডার আর রিটার্নও বাড়ে। সব শপ একসাথে পাঠায় বলে কুরিয়ারের ডেলিভারিতেও সময় বেশি লাগে।

• উৎসবের আগে ডেলিভারির শেষ অর্ডারের তারিখ ঘোষণা করুন, আর সেটা মেনে চলুন।
• ব্যস্ত সপ্তাহগুলোতে শুধু কনফার্মেশন কলের জন্য একজনকে দায়িত্ব দিন।
• নতুন কাস্টমারের বড় অর্ডারে একটু বেশি সাবধান থাকুন, দরকার হলে অগ্রিম নিন।

প্রতিদিনের চেকলিস্ট: পার্সেল দেওয়ার আগে

কুরিয়ারের হাতে পার্সেল দেওয়ার আগে এই তালিকাটা মিলিয়ে নিন:

1. প্রতিটা অর্ডারে পুরো নাম, সঠিক মোবাইল নম্বর আর এলাকাসহ পূর্ণ ঠিকানা আছে।
2. কাস্টমার অর্ডারের আগে ডেলিভারি চার্জ আর মোট টাকা দেখেছেন।
3. নতুন, দামি আর ঢাকার বাইরের অর্ডার কলে কনফার্ম হয়েছে।
4. বাকি অর্ডার মেসেজে কনফার্ম হয়েছে, রিপ্লাই এসেছে।
5. ফোন নম্বরগুলো আগের রিটার্নের সাথে মিলিয়ে দেখা হয়েছে।
6. ঝুঁকির অর্ডারের অগ্রিম পাওয়া গেছে আর রেকর্ড করা হয়েছে।
7. পার্সেল মজবুত করে প্যাক করা, লেবেলে অর্ডার নম্বর আর ঠিক টাকার অঙ্ক লেখা।
8. কনফার্ম হওয়া অর্ডার একই দিনে বা পরদিন পাঠানো হচ্ছে।
9. গত সপ্তাহের রিটার্নের কারণ লেখা হয়েছে আর স্টক আবার ফেরত তোলা হয়েছে।

Facebook-এর পাশাপাশি একটা ওয়েবসাইট থাকলে এর অনেকগুলো কাজ নিজে থেকেই হয়ে যায়। কেন, সেটা পড়ুন ফেসবুক পেজের পাশাপাশি ওয়েবসাইট কেন দরকার লেখায়।

EasyMall দিয়ে শুরু করুন

EasyMall-এ আপনার শপ পাবে এমন কিছু সুবিধা যেগুলো ফেক অর্ডার আর ভুল বোঝাবুঝি কমায়:

• ক্যাশ অন ডেলিভারি চেকআউট, যা বাংলাদেশি মোবাইল নম্বর যাচাই করে আর পুরো ঠিকানা ও ঢাকার ভেতরে/বাইরে বাছাই নেয়।
• কাস্টমার কনফার্ম করার আগেই ডেলিভারি চার্জ আর মোট টাকা দেখেন।
• অর্ডার ড্যাশবোর্ড, যেখানে নাম, ফোন নম্বর বা অর্ডার নম্বর দিয়ে সার্চ করে অর্ডার কনফার্মড, ডেলিভারড, ক্যানসেল বা রিটার্ন করা যায়।
• অর্ডার ক্যানসেল বা রিটার্ন হলে স্টক নিজে থেকেই ফেরত যায়।
• ওয়েবসাইটের AI চ্যাট অ্যাসিস্ট্যান্ট, যা প্রোডাক্ট, দাম, স্টক আর ডেলিভারি চার্জের প্রশ্নের উত্তর বাংলা, বাংলিশ বা ইংরেজিতে দেয়।

কুরিয়ার বুকিং আর bKash/Nagad অনলাইন পেমেন্ট শিগগিরই আসছে। কোনো কার্ড বা bKash ছাড়াই সারাজীবন ফ্রি স্টোর ওয়েবসাইট খুলুন।